Saklama ve İmha Politikası

Home
Saklama ve İmha Politikası

HASAN SÜMER İNŞAAT TİCARET ANONİM

ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ

SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

Sayfa 2

1. AMACI
Hasan Sümer İnşaat Ticaret Anonim Şirketi (“Hasan Sümer”) bu Kişisel Veri Saklama ve İmha
Politikası (“Saklama ve İmha Politikası”) ile kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması
Kanununa (“Kanun”) uygun olarak teknik ve idari korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının
ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi,
Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hükümlerinin
uygulamasını düzenlemek amacıyla çıkarılmaktadır.
2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Hasan Sümer tarafından aşağıdaki listelenen ortamlarda başta Kanun
hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik ortamlar:
• LOGO, GMS, RAPTİN
• MS SQL Server
• E-Posta Kutusu
• Microsoft Office Programları
• Görüntü Kayıt Cihazları
Fiziksel ortamlar:
• Birim Dolapları
• Klasörler
• Arşiv
3. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Hasan Sümer tarafından özellikle:
a. Faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
b. Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
c. Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası,
d. İş ilişkilerinin yönetilebilmesi,
Amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer
ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler:
a. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
b. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
c. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Hasan
Sümer’in meşru menfaatinin olması,
d. Kişisel verilerin Hasan Sümer’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
e. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
f. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri
sahiplerinin açık rızasının bulunması.
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Hasan Sümer
tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

Sayfa 3

a. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin
değiştirilmesi veya ilgası,
b. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
c. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan
kalkması.
d. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin
rızasını geri alması,
e. İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel
verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun
veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
f. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya
anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın
yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a
şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
g. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel
verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
Hasan Sümer, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı
olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin
muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari
tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel
verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler
tarafından ele geçirilmesi durumunda, Hasan Sümer bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde
ilgili birimlere haber verir.
4.1 Teknik Tedbirler
• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri
alınmaktadır.
• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları
yapılmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
• Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar
hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri

Sayfa 4

alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği
sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de
yapılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve
uygulanmaktadır.
• Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve
KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
• Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
• Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek
aktarılmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi
sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
• Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
4.2 İdari Tedbirler
• Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler
konusunda eğitilmektedir.
• İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Hasan
Sümer içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve
uygulanmaktadır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem
derecesi de dikkate alınır.
• Hasan Sümer personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü
belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için Kanun ile öngörülen
yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği,
kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin
gizlilik yükümlülüğünün Hasan Sümer ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam
ettiği yönünde kayıtlar eklemiştir.
• Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına
açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden
ayrılmalarından sonrada devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda
kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
• Hasan Sümer tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen
sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli
güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına
ilişkin hükümler eklenmektedir.
• İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu
durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
• Gerekli hallerde kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam
eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında
eğitimleri verir.
• Hasan Sümer, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri

Sayfa 5

yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
Hasan Sümer ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren
sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine
kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde
silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır. Hasan Sümer tarafından kişisel
verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci
yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti,
kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.
Hasan Sümer kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği
ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
5.1 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkinYöntemler
5.1.1 Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar
kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi yöntemi olarak Hasan Sümer
aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir:
✓ Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak,kesilerek
veya silinerek işlem uygulanacaktır.
✓ Merkezi dosyada yer alan ofis dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan
kaldırılacaktır.
✓ Veri tabanlarında bulunan kişisel bilgilerin bulunduğu satırlar yahut sütunlar ‘Delete’
komutuile silinecektir.
Gerekli olduğu zaman bir uzman tarafından yardım alınarak güvenli olarak silinecektir.
5.1.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin aşağıdaki yöntemlerle hiç kimse tarafından hiçbir
şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Fiziksel Yok Etme
Kağıt İmha Makinesi ile Yok Etme
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel
cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir.
5.1.3 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir
surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini
ifade eder. Hasan Sümer kişisel verileri anonim hale getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir
veya birkaçını kullanabilir:
Maskeleme (Masking): Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti
içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.
Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri

Sayfa 6

satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.
Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir
kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi
anonimleştirmeyi sağlamaktadır.
Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik
oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
sağlanmaktadır. Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet
edilen bölgenin belirtilmesi.
Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu
bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar
eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri
grubunda (+/-) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve
veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
Kanun’un 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama
ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, kişisel veri
sahibinin açık rızası aranmayacaktır.
Hasan Sümer kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar
alabilecek ve seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi de serbestçe belirleyebilecektir.
Ayrıca Yönetmelik’in 13. maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel
verinin silinmesi, yok edilmesi yahut anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de
ilgili kategoride kullanılacak yöntemler konusunda Hasan Sümer serbesti içinde olacaktır.
6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Hasan Sümer, kişisel verileri işlendikleri amaç için Ek-1’de belirtilen süreler boyunca saklar. Mevzuatta
söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir.
Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler Ek-1’deki tabloda yer alan kişisel
verilerin tutulması için azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; Hasan Sümer’in veri kategorileri
ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda
yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan
zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.
Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya
çıktığı durumda Hasan Sümer bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok
eder veya anonim hale getirir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt
altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle
saklanır.
7. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre,
her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Söz konusu sistemlerde
bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard
disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.
8. PERSONEL
Kanun kapsamında Hasan Sümer veri sorumlusu sıfatıyla, Yönetmelik’in 11. maddesinin 1. fıkrasına

Sayfa 7

dayanarak, Kanunun veri saklama ve imha süreci uygulanması bakımından yükümlülükleri yerine
getirilecek personelin unvanları, birimleri ve görev tanımları Saklama ve İmha Politikası Ek-2’de yer
alan tablo ile belirlenmiştir.
Sınırları belirlenmiş bu kişiler Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve Türk Ceza Kanunu
kapsamında kendi yetki sınırları içinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden sorumludur. Özellikle
Kollukta, Savcılıklarda, kamu kurumlarında ve mahkemelerde Hasan Sümer’i temsil etme ile ifade
vermeye yetkili olarak Hasan Sümer Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı seçilmiştir. Her bir
departman sorumlusu, departmanlardaki ilgili kullanıcıların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde
hazırlanan Saklama ve İmha Politikası ve Kişisel Veri Politikası’na uygun davranıp davranmadığını
denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman sorumluları belirtilen periyodik imha sürelerinde işbu
Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri Hasan Sümer Kişisel Verileri
Koruma Komitesi Başkanı’na raporlayacaktır. Bu raporlar için yapılan çalışma sonuçlarında çıkan
karar uygulamaya konulacaktır.
9. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
Saklama ve İmha Politikası’nın değiştirilmesi, yürürlükten kaldırılması halinde yeni düzenleme Hasan
Sümer internet sitesinden ilan edilecektir.
10.YÜRÜRLÜK
Bu Saklama ve İmha Politikası yayınlandığı tarihinde yürürlüğe girer.
EKLER
EK 1-Veri Saklama ve İmha Süreleri
EK 2- Kişisel Veri Saklama, İmha ile Görevli Personel Tablosu
EK 3- Kişisel Verileri Koruma Komitesi İç Yönergesi

Sayfa 8

Ek 1- Veri Saklama ve İmha Süreleri
Veri Kategorisi Saklama Süresi İmha Süresi
Kimlik

Mevzuatına bağlı işlem tarihi veya
hukuki ilişkinin sona ermesini
izleyen yıldan başlayarak 10 yıl